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Protection des données d'entreprise

La protection des données commerciales permet de sécuriser les données relatives aux clients, les informations financières, les chiffres de vente et d'autres données commerciales clés, protégeant ainsi l'un de vos actifs les plus importants.

Une bonne protection des données professionnelles protège vos précieuses informations et vous permet de respecter les règles et la législation en matière de protection des données. Vous devez penser à la protection des données d'entreprise en même temps qu'à vos options de sauvegarde afin de garantir la sécurité de vos données, même en cas de violation de la protection des données ou de perte ou de panne de votre système informatique.

Que vous coûterait une violation de la protection des données ?

Les problèmes de données peuvent coûter cher à votre entreprise. Par exemple :

Votre réputation pourrait être entachée si des données clients étaient divulguées à un concurrent.

La défaillance ou la perte de votre base de données clients pourrait vous empêcher de mener à bien vos activités de vente et de marketing.

Le non-respect des règles de protection des données peut entraîner des poursuites judiciaires et une amende substantielle. En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), le commissaire à l'information peut imposer des amendes allant jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial ou 20 millions d'euros, le montant le plus élevé étant retenu.

Vous avez besoin de mesures de protection, de politiques et de systèmes pour empêcher une violation de la protection des données.

Pratiquer une bonne protection des données d'entreprise

La première étape pour assurer une bonne protection des données d'entreprise est d'identifier toutes les données de votre entreprise et l'endroit où elles sont stockées. Pensez à tous les endroits où vos données peuvent être stockées. Il est de plus en plus probable que les données de l'entreprise soient également conservées en dehors de votre système informatique principal, sur des appareils mobiles ou des services en nuage. Une fois que vous avez identifié toutes les données que vous détenez, vous pouvez alors évaluer leur sensibilité et décider des mesures à prendre pour vous conformer aux règles de protection des données. Un audit de protection des données est un moyen idéal de consolider et d'organiser ce processus.

En vertu du GDPR, certaines organisations peuvent être amenées à désigner un délégué à la protection des données (DPD). Un DPD peut être un employé existant, une nouvelle recrue, ou le poste peut être sous-traité. Bien que toutes les organisations (en particulier les petites entreprises) n'aient pas besoin d'un DPD, il est bon d'avoir une personne ayant des connaissances spécialisées en matière de protection des données au sein de votre entreprise pour superviser la conformité à la protection des données, mener des audits, des évaluations d'impact sur la protection des données pour les nouveaux projets, former le personnel concerné et le sensibiliser à la protection des données.

Il est important que vos données soient exactes et à jour. Maintenir des dossiers périmés peut être aussi mauvais que de ne pas avoir de données du tout, alors mettez en place des procédures pour revoir et mettre à jour régulièrement les dossiers.

Les enregistrements en double peuvent également poser problème. Vous risquez d'envoyer deux fois le même courrier à vos clients ou de ne pas être en mesure de vous faire une idée de l'historique des achats de vos clients. De nombreux systèmes de base de données vous permettent d'identifier automatiquement les doublons.

Si vous stockez des données concernant des personnes, comme des clients ou des employés, vous devez leur donner accès à ces données lorsqu'elles demandent à les consulter, leur indiquer comment vous avez l'intention de les utiliser et avec qui elles peuvent être partagées. De nombreuses entreprises le font en créant sur leur site web une zone où les clients peuvent se connecter, mettre à jour leurs données et indiquer leurs préférences en matière de marketing par courriel.

Règles de protection des données

Le GDPR est la pièce maîtresse de la législation relative à la manière dont votre entreprise stocke et utilise les données. Il s'applique à toutes les informations personnelles que vous stockez sur des personnes vivantes de l'UE (que votre entreprise soit ou non située dans l'UE).

Si le GDPR s'applique à votre entreprise, vous devez prendre un certain nombre de mesures pour vous conformer aux règles de protection des données. Notamment, vous devez :

avoir une base légale pour utiliser les données personnelles, comme le consentement, les obligations contractuelles ou légales ;

indiquer aux personnes comment vous utilisez les données que vous stockez à leur sujet et leur permettre de les consulter ;

informer les personnes de leurs droits en vertu du GDPR et les aider, si nécessaire, à les exercer (par exemple en utilisant des avis de confidentialité clairs et accessibles) ;

permettre aux personnes de refuser que leurs données soient utilisées par vous ;

conserver les données en toute sécurité et à jour ;

n'utiliser les informations qu'aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues à l'origine ou, à tout le moins, qu'à des fins compatibles avec l'objectif initial

ne conservez les informations qu'aussi longtemps que vous en avez besoin ;

documentez tout, notamment vos utilisations des données personnelles, les bases légales de leur traitement, le partage des données et leur conservation ;

adoptez une approche de "protection des données dès la conception", en tenant compte de la protection des données dans tous les projets impliquant l'utilisation de données personnelles ; et

sensibiliser l'ensemble de votre entreprise aux bonnes pratiques en matière de protection des données, notamment en proposant des formations le cas échéant.

Se conformer au GDPR relève en grande partie du bon sens, mais vous devriez demander conseil si vous n'êtes pas du tout sûr de vos obligations.

Une bonne protection des données d'entreprise

Mettez en place des systèmes, des procédures et des politiques pour réduire les risques de violation de la protection des données. Vous voudrez vous assurer que les données sensibles sont protégées au mieux :

Stockez les données en toute sécurité. Contrôlez les niveaux d'accès des utilisateurs afin que seules les personnes qui ont besoin d'accéder à ces données puissent les consulter et les modifier.

Ne divulguez pas les données aux mauvaises personnes. Par exemple, effectuez un contrôle de sécurité avant de parler aux clients de leurs comptes.

Soyez très prudent lorsque vous copiez ou transférez des données. Chiffrez les données avant de les envoyer en dehors de votre entreprise.

Documentez tout. Cela s'applique en interne comme en externe. Si des données personnelles sont transférées à une autre entreprise pour tout type de traitement, un contrat doit être mis en place et répondre aux exigences énoncées dans le GDPR.

Ne stockez pas de données importantes là où elles peuvent être facilement volées ou perdues. Par exemple, ne stockez pas une liste d'adresses de clients sur votre ordinateur portable.

Soyez transparent. Assurez-vous que vos employés et vos clients sont tenus informés de l'utilisation que vous faites de leurs données personnelles et qu'ils comprennent leurs droits et la manière de les exercer.

Examinez et améliorez. Passez régulièrement en revue tout ce qui a trait à la protection des données - vos avis de confidentialité, vos politiques et procédures, votre utilisation et votre conservation des données, vos contrats et votre documentation, ainsi que votre formation.

En fin de compte, vous devez créer une culture de la responsabilité pour garantir une solide protection des données d'entreprise. Cela ne signifie pas seulement rédiger des procédures que votre personnel devra suivre. Il s'agit également d'offrir des conseils et une formation afin qu'ils comprennent l'importance des règles de protection des données.