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Communications

De bons systèmes de communication d'entreprise sont essentiels à la réussite de votre société. Ils facilitent le travail en commun et les contacts avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.

Que sont les systèmes de communication d'entreprise ?

Les systèmes de communication d'entreprise couvrent un certain nombre de domaines :

Le téléphone. Les systèmes téléphoniques de bureau et les téléphones portables professionnels jouent un rôle clé dans les systèmes de communication d'entreprise, même s'ils sont généralement relégués au second plan par rapport aux formes de communication numériques actuelles, telles que la messagerie instantanée. Le courrier électronique professionnel. Bien qu'il s'agisse de l'une des plus anciennes formes de communication sur Internet, le courrier électronique est toujours utilisé comme un moyen instantané d'envoyer des messages et de partager du contenu.

Les systèmes de conférence. Ils permettent de partager des contenus vidéo, audio et autres (comme le partage d'écran) avec des participants distants. Outils de collaboration. Ils créent un espace en ligne où votre équipe peut coordonner ses efforts et partager des ressources.

Messagerie instantanée. Les outils de chat en ligne sont idéaux pour la communication interne et avec les clients. La qualité de la communication de votre entreprise aura une incidence considérable sur son succès. Par exemple, si vous ne répondez pas rapidement aux demandes de vos clients, leur satisfaction risque de diminuer.

En outre, une communication commerciale efficace aide votre personnel à travailler ensemble et joue un rôle important dans le succès des campagnes de marketing. Par exemple, si votre équipe commerciale ne répond pas rapidement à un message instantané d'un client potentiel, elle risque de perdre le marché.

Systèmes de communication d'entreprise unifiés Il peut être difficile de faire la différence entre les différents types de systèmes de communication d'entreprise disponibles.

Par exemple, certains systèmes de communication d'entreprise combinent le courrier électronique, la messagerie vocale et la messagerie instantanée. Cela signifie que vous pouvez voir si quelqu'un est occupé avant d'appeler, ou que les messages vocaux vous sont envoyés en pièce jointe d'un courrier électronique.

Ces nouvelles fonctionnalités puissantes sont souvent appelées "messagerie unifiée".

Bien que la messagerie unifiée signifie que les systèmes de communication d'entreprise sont plus puissants que jamais, elle signifie également qu'ils peuvent être plus déroutants. La question n'est plus "de quel type de système téléphonique avons-nous besoin ? Il s'agit plutôt de savoir de quel type de système de communication nous avons besoin.

Acheter des systèmes de communication d'entreprise Lorsque vous planifiez un investissement dans votre système de communication d'entreprise, vous devez tenir compte de cinq éléments principaux :

Les besoins de l'entreprise. Quels problèmes un nouveau système de communication peut-il résoudre pour vous ? Qu'essayez-vous de réaliser ? Les systèmes existants. Vous disposez probablement déjà d'un certain type de système de communication. Tout nouveau service ou matériel doit donc être compatible avec celui-ci. Expansion. Votre système de communication doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Assurez-vous que le vôtre sera capable de faire face aux changements prévus. Planification d'urgence. Des services tels que les téléphones sont essentiels à votre activité. Assurez-vous de pouvoir faire face en cas de problème.

Le coût. Les systèmes téléphoniques peuvent nécessiter un investissement initial, mais la plupart des systèmes de communication modernes sont soit gratuits, soit d'un coût mensuel raisonnable. Vous pouvez résumer ces éléments dans un document d'exigences. Cela vous aidera à déterminer exactement ce que vous attendez d'un nouveau système de communication d'entreprise, avant de commencer à évaluer les équipements et services spécifiques.

Les services et équipements de communication d'entreprise sont proposés par toute une série de fournisseurs. En général, une entreprise peut être responsable de l'infrastructure physique, comme votre connexion Internet et vos lignes téléphoniques. Une autre peut s'occuper des logiciels et des services, comme les outils de collaboration, la messagerie instantanée et le système de courrier électronique.

Les connaissances d'un expert peuvent être d'une aide précieuse lorsqu'il s'agit de choisir et d'acheter des systèmes de communication d'entreprise. Un bon fournisseur informatique de base sera en mesure de vous conseiller sur la bonne combinaison d'équipements et de services pour votre entreprise, que vous investissiez dans une nouvelle technologie en partant de zéro ou que vous vous appuyiez sur votre système existant.