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Comment les logiciels de gestion de documents peuvent profiter à votre entreprise

Un système de gestion de documents vous aidera à suivre et à stocker les documents importants sous forme électronique. Un nombre croissant d'entreprises se tournent vers les logiciels de gestion de documents pour améliorer leur productivité et rationaliser leurs activités. Lorsque l'on compare les documents papier aux documents électroniques, on constate une énorme différence. Les documents papier vous obligent à disposer de rames de papier et d'une main-d'œuvre supplémentaire pour commander, gérer, classer et sécuriser les documents. En outre, l'achat de papier peut être coûteux.

En moyenne, un employé de bureau aux États-Unis utilise environ 10 000 feuilles de papier par an. Sur cette base, les employés de bureau américains utilisent quatre millions de tonnes de papier chaque année (Source). Imaginez l'impact si tous les bureaux du monde devenaient sans papier et si tous leurs documents devenaient électroniques. Ce changement améliorerait radicalement notre écosystème.

En outre, vous pouvez rationaliser vos processus d'entreprise, réduire les frais généraux liés au papier et mettre à niveau vos activités commerciales en fonction des dernières technologies. Les outils de gestion de documents sont donc parfaits pour l'avenir et constituent une proposition attrayante. Voici quelques-uns des avantages de l'installation d'outils de gestion de documents :

  1. Sécurité des documents

    Un outil de gestion de documents sécurise toute votre documentation commerciale. Vos documents sont sauvegardés automatiquement. Cela signifie que vous ne perdrez pas de documents importants en raison d'une violation de données, d'un virus ou d'une panne de système. En outre, vous pouvez activer des mots de passe pour sécuriser vos documents et limiter l'accès aux personnes autorisées.

  2. Accessibilité des documents

    Un outil de gestion de documents basé sur le cloud vous permet d'accéder à vos documents de n'importe où et à tout moment. Cela vous permet de gagner beaucoup de temps. En outre, vous pouvez facilement partager des documents importants ou urgents avec vos clients ou vos fournisseurs. Les employés travaillant sur différents sites peuvent également se connecter à votre compte de gestion de documents et accéder aux documents instantanément.

  3. Facilité de gestion

    Un outil de gestion de documents vous permet de passer en revue vos documents facilement. Vous pouvez vous connecter via votre mobile, votre ordinateur portable ou votre tablette. Après vous être connecté, vous pouvez accéder à tous vos documents via n'importe quel navigateur. Comparez cela à la documentation papier. Vous ne pouvez pas accéder aux documents physiques, en papier, à moins d'être sur place, ce qui rend la tâche beaucoup plus longue et difficile.

  4. Des documents faciles à trouver

    En utilisant un outil de gestion de documents, vous pouvez facilement trouver vos documents en utilisant différents filtres comme la date ou le nom par ordre alphabétique. En revanche, retrouver des documents papier peut s'avérer difficile, surtout si votre entreprise n'a pas adopté un système de classement approprié. Par exemple, lorsque vous concluez une affaire, il vous suffit d'ouvrir l'outil et de rechercher le document avec le fournisseur, la date ou le nom du fichier si vous avez besoin de trouver le devis ou la quantité de produit à livrer.

  5. Réduction des coûts

    Lorsque vous passez de la documentation papier au numérique, vous économisez beaucoup d'argent. Vous n'avez plus à acheter des rames de papier, à entretenir une zone de stockage ou à embaucher du personnel supplémentaire pour gérer vos documents papier. Au lieu de cela, il vous suffit de numériser le document et de l'enregistrer dans votre outil de gestion des documents.

  6. Convivialité

    Les outils de gestion de documents ne sont pas seulement économiques, ils sont également conviviaux. Les éditeurs de logiciels tels que Smallpdf proposent des outils de gestion de documents faciles à utiliser. Grâce à ces outils, vos employés peuvent facilement et efficacement utiliser le logiciel. Vous n'avez pas à vous soucier des sessions de formation et de l'encadrement de vos employés.

Conclusion

Les arbres et les forêts du monde entier contribuent à protéger la planète contre le réchauffement climatique. La production de papier contribue fortement à la déforestation, ce qui peut s'avérer néfaste pour le climat mondial. En outre, les entreprises de fabrication de papier émettent des gaz à effet de serre, ce qui menace encore plus notre environnement.

Nous pouvons contribuer à améliorer notre environnement pour les générations futures en éliminant le papier et en rendant nos bureaux sans papier. Un outil de gestion de documents joue un rôle essentiel dans la numérisation de nos documents. Vous pouvez trouver les meilleurs outils de gestion de documents et augmenter la productivité et la croissance de votre entreprise en rationalisant vos activités commerciales.