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10 façons de... Faire face à une charge de travail exigeante

Il peut être plus facile à dire qu'à faire lorsque vous avez 101 choses à faire, mais rester organisé et hiérarchiser les tâches peut vous aider à faire face tout en optimisant votre productivité. Ces conseils sont destinés à vous aider à passer à travers

  1. Créez des listes de tâches

    Ne gardez pas tout dans votre tête. Au début de chaque journée, écrivez sur une feuille de papier ce que vous devez faire et à quelle date. Classez les tâches par ordre d'importance ou d'urgence. Cela vous aidera à structurer votre journée et à concentrer votre esprit. En mettant noir sur blanc votre charge de travail, vous aurez une idée réaliste des tâches à accomplir. Surestimer ou sous-estimer la charge de travail peut avoir de mauvaises conséquences.

  2. Examinez votre charge de travail

    Y a-t-il des tâches qui sont toujours négligées ? Si vous constatez que vous évitez régulièrement une tâche, quelqu'un d'autre pourrait-il la faire à votre place ? Envisagez de déléguer des tâches, soit à quelqu'un au sein de votre entreprise, soit à l'extérieur. Si ce n'est pas possible, vous devrez vous débrouiller. Essayez de réserver chaque semaine un peu de temps pour les tâches que vous n'aimez pas. Une fois ces tâches éliminées, vous pourrez vous consacrer aux aspects les plus agréables de la gestion de votre entreprise.

  3. N'oubliez pas la règle des 80/20

    C'est très simple. Pour paraphraser, 80% de la productivité est le résultat de 20% des choses que nous faisons. Essayez d'identifier les 20% qui comptent, et concentrez-vous sur ces tâches. Si possible, consacrez-leur plus de temps, car cela vous permettra d'être plus productif.

  4. Fixez des délais réalistes

    Regardez votre liste de choses à faire et estimez le temps nécessaire à chaque tâche. Ne réservez ni trop ni trop peu de temps. Respectez vos délais. Le fait de savoir que vous ne disposez que d'un temps déterminé pour accomplir une tâche vous permet de rester concentré et vous empêche de traîner les pieds. Le résultat final est que vous faites plus de choses dans la journée.

  5. Attendez-vous à l'inattendu

    Inévitablement, vous serez confronté à des demandes inattendues au cours de la journée, que ce soit en face à face, par e-mail ou par téléphone. Cela nous arrive à tous. Lorsqu'elles se présentent, décidez quand elles doivent être faites et ajoutez-les à votre liste. Si quelque chose est urgent, faites-le immédiatement, si possible. Si cela peut attendre, restez concentré sur ce que vous étiez en train de faire.

  6. N'essayez pas de jongler avec trop de tâches

    Cela peut être plus facile à dire qu'à faire quand on est un chef d'entreprise occupé, mais le danger d'essayer d'entreprendre trop de choses à la fois peut signifier que vous finissez par n'en faire que quelques-unes ou aucune correctement. Occupez-vous d'une tâche à la fois et terminez chacune d'entre elles avant de commencer la suivante.

  7. Ne laissez pas votre boîte de réception dicter votre journée

    Si vous recevez 50 mails par jour, cela peut représenter 50 interruptions. Ne vérifiez pas votre boîte de réception chaque fois que vous voyez ou entendez une alerte de message. Essayez de désactiver les alertes sonores afin de ne pas être dérangé et fixez un moment où vous vérifierez votre boîte de réception, par exemple toutes les demi-heures ou toutes les heures.

  8. Ne vous laissez pas distraire par des affaires personnelles

    Ne consultez pas vos courriels personnels avant l'heure du déjeuner ou après les heures de travail. Cela vaut également pour la navigation sur Internet et les sites de réseaux sociaux. Vous devez rester concentré sur votre travail.

  9. Ne vous contentez pas des "victoires rapides" et "faciles".

    Ce n'est pas parce que certaines tâches sont ennuyeuses ou plus difficiles que vous devez les éviter. Tout est une question de timing. Décidez du moment où les tâches doivent être accomplies et hiérarchisez votre charge de travail sur cette base. Vous aurez l'impression qu'un poids énorme a été enlevé de vos épaules lorsque vous aurez terminé une tâche difficile ou ardue.

  10. Contrôlez vos performances

    Prenez quelques minutes pour examiner vos listes de tâches à la fin de la semaine. Quelles tâches ont pris plus de temps que prévu ? Pourquoi ? Comment pourriez-vous accélérer ? Avez-vous des attentes irréalistes quant à vos capacités ? Avez-vous besoin d'aide ? Ne vous concentrez pas uniquement sur les points négatifs. Reconnaissez également vos points forts et votre capacité à bien gérer certaines tâches.